O trecho acima foi retirado do livro "A arte de fazer acontecer" de David Allen. Ele mostra a realidade de milhões de gerentes de projeto ao redor do mundo, que cada vez mais precisam lutar contra um problema dificílimo de se lidar: a falta de tempo.
Se você se assustou com a expressão "milhões de gerentes de projeto",
deixe me explicar: projetos não são apenas pontes estaiadas, implantações de ERPs, construções de estádios de copa do mundo e prédios arranha-céus não. Se você, por exemplo, é um arquiteto autônomo e precisa entregar seu projeto no prazo para um cliente, você é um gerente de projetos. Se você é um videomaker que faz pequenas produções para Youtubers, você é um gerente de projetos. Se você é um consultor com múltiplos clientes, você gerencia vários projetos. Se você é um empreendedor começando sua empresa, você é um gerente de projetos. Se você é gerente de marketing de uma média empresa, aposto um chocolate que você é também um gerente de projetos. Talvez você não use um grande arsenal de ferramentas, técnicas, processos e metodologias de gestão. É provável que você não se apresente dessa forma para um conhecido. Mas definitivamente você gerencia projetos.
E por que a vida de quem gerencia projetos muitas vezes é um verdadeiro caos? Por que muitas vezes o tempo parece simplesmente não ser suficiente pra dar conta de tudo que temos pra fazer? A pergunta não é simples de responder. Vários podem ser os motivos. É possível que em determinados momentos estejamos realmente sobrecarregados. Mas se essa sensação nunca passa, é possível que haja algo mais nessa história.
Gerentes de projeto (esteja esse nome no seu crachá ou não) têm várias tarefas diárias. 
Você tem que fazer o projeto caminhar. Tem que ter tempo pra planejar, pra orientar a equipe (ou pra fazer você mesmo se você for a sua própria equipe), pra fazer as atividades acontecerem no tempo certo, para lidar com pepinos, para manter seu chefe informado, manter o chefe do seu chefe informado, manter sua equipe informada, manter seu cliente informado, pra ouvir as reclamações do seu cliente, pra agir sobre as reclamações dos seus cliente, pra identificar riscos, agir sobre os riscos, replanejar, pra fazer mentoring com algum membro específico da equipe e mais um caminhão de outras coisas. Você não tem uma agenda pronta, estruturada pra você. Você tem cobranças, demandas que os outros atiram pra você e demandas que você mesmo cria. O seu grande trabalho é (1) receber estas demandas, (2) filtrá-las, (3) transformá-las em atividades executáveis (por você ou outra pessoa),  (4) priorizar as atividades, (5) fazer estas atividades acontecerem. 
Seu problema de falta de tempo normalmente está ligado a algum desses 5 passos. Vejamos:
(1) Muita gente não tem um sistema para registrar suas demandas do dia a dia. E não estou falando de sistema informatizado ou aplicativo não. Pode ser numa folha de papel mesmo. O problema com esse comportamento é que você fica sempre com a sensação de ter milhares de coisas pra fazer, não sendo feitas. Fica tentando priorizar as demandas na sua cabeça. Além de ser muito estressante, isso retira sua atenção e foco da tarefa que tem em mãos no momento. Você fica sempre pensando "será que o que eu deveria estar fazendo é o que eu estou fazendo agora?" 
(2) Se você tenta atender às demandas de todo mundo, certamente deixa de fazer coisas que realmente eram importantes. Ou vai ter que trabalhar até de madrugada.  Saiba dizer não. E aprenda quando é hora de dizer não.
(3) Se você não transforma demandas em ações, corre o risco de ficar imobilizado. Vamos pegar um exemplo simples e pessoal (não profissional). Vamos supor que você queira trocar o seu celular. Isso não é uma atividade. É uma demanda, que precisa ser transformada em atividades executáveis. Você provavelmente vai ter que fazer uma pesquisa para decidir qual modelo vai comprar; vai querer fazer uma pesquisa de preços; talvez você queira ver alguns modelos ao vivo e vai precisar visitar algumas lojas; vai conversar com alguns amigos que tenham o modelo A ou B, pra perguntar o que acham da experiência. E se você não se der conta de que esta demanda depende de todas estas atividades para acontecer, vai procrastinar e levar muito mais tempo que o necessário pra concluir a troca.
Agora pare e pense: se isso acontece com uma demanda boba e pessoal, imagine com os assuntos mais complexos do seu trabalho
(4) Mesmo que você diga não para muitas demandas, você vai ter que dizer muitos "sims". E a ordem em que você resolve esses "sims" faz toda a diferença. Por isso é preciso saber priorizar. Algumas demandas simplesmente desaparecem com o tempo; outras são resolvidas com a solução de alguma outra demanda (é como se num video-game, num desses jogos de guerra, você acertasse um tanque inimigo e, na explosão, vários outros soldados inimigos que estivessem perto morressem - desculpe o exemplo sanguinário, mas realmente acho que a metáfora é boa).
Agora, existem também as demandas que são como uma bola de neve. Se você resolve bem no comecinho, são muito simples. Mas se o tempo passa, podem simplesmente te atropelar. Ou levar muito mais horas pra serem concluídas depois que o "caldo já entornou". 
(5) Por fim é preciso executar. Se você seguir os passos anteriores direitinho, esse passo é quase automático. Mas assim como um atacante que está cara a cara com o gol sem goleiro, se você não der o último chute, não dá pra comemorar. 
Registrar suas demandas, saber dizer não, saber decompor demandas em atividades executáveis, saber priorizar e efetivamente executar na hora certa. Se você melhorar em qualquer um desses aspectos, certamente vai ter mais tempo pra fazer o que realmente te faz feliz.